Застосування електронних таблиць в діяльності менеджера

Реферат на тему:

Застосування електронних таблиць в діяльності менеджера.

Можливості застосування електронних таблиць.

Сьогодні особливо актуальними стали прикладні засоби управління організацією, призначені для аналізу результатів діяльності, управлінського обліку, фінансового планування і формування. На початку широкомасштабного залучення прикладних програмних засобів пройшла автоматизація бухгалтерського обліку та підготовки звітності. Це обумовлювалось специфікою бухгалтерського обліку, коли не враховувалась необхідність проведення поглибленого фінансового і економічного аналізу, побудови довготермінових прогнозів. Крім того ж не був сформований прошарок власників організацій, зацікавлених у внутрішній, управлінській складовій обліку. Сьогодні ситуація кардинально змінюється.

Один із існуючих підходів до виконання фінансового і економічного аналізу полягає в тому, що розробники пропонують, як програмний продукт, комплекс взаємопов’язаних і відлагоджених документів електронних таблиць. Такий підхід забезпечує велику гнучкість, але достатньо складний для користувача, мало знайомого з методикою обробки інформації та без серйозних навиків роботи з електронними таблицями.

Цікаву думку на рахунок пропонованих окремих продуктів налагоджених електронних таблиць висловили спеціалісти з Інституту економічних проблем перехідного періоду. На їхню думку, якщо аналітик в сфері менеджменту (наприклад, фінансів) володіє навиками роботи з електронними таблицями, тоді йому ніхто для налагодження не потрібний, оскільки він, як правило, користується власною методикою і довіряє власноручно побудованим розрахункам. Хоча в реальному житті спеціалістів такого класу небагато і будь-яка допомога у вигляді методик і налагодження, на наш погляд, дуже корисна.

Електронні таблиці як сегмент типового програмного забезпечення.

Складність використання електронних таблиць пов’язана з проблемою стикування. Вхідні дані для електронних таблиць, як правило, або зберігаються в базі даних, або отримуються в результаті роботи іншої програми., Для того щоб автоматично занести їх в потрібні комірки таблиці, потрібно провести достатньо складні маніпуляції, такі як побудова запитів і т.д. Більшість користувачів бухгалтерських систем, як правило, не мають ні часу, ні можливості займатися цими проблемами.

Таким чином виникає парадокс: облікові дані є, але вони не використовуються в аналізі. Через трудомісткість відповідних процедур користувачі вимушені обмежуватися мінімальним набором аналітичних “зрізів“ даних. Напрошується закономірний висновок - добре було б ув’язати аналітичну систему з бухгалтерською, плановою, торговою та іншими інформаційними системами. Функціонуючи в єдиному комплексі, вони принесуть більший економічний ефект.

На закінчення можна відзначити, що у випадку використання ширших функцій обробки структурованої інформації, електронні таблиці поступаються базам даних. Можна виділити три основні групи задач, для вирішення яких на даний час доцільно віддати перевагу системам керування базами даних (СКБД) перед електронними таблицями:

· По-перше, обробка інформації системою керування базами даних стане досить корисною, коли необхідна інформація вже не буде поміщатися в вашу електронну таблицю або її обробка стане занадто складною. Крім того супровід та ведення бази даних є менш трудомісткими, ніж ведення електронної таблиці. Якщо, наприклад, доводиться значно частіше вносити зміни в електронну таблицю, ніж роздруковувати інформацію, то всі переваги електронних таблиць нівелюються у порівнянні з їх недоліками.

· По-друге, специфічна, але часто виникаюча потреба при поштовому розсиланні документів - друк етикеток або адрес на конвертах найзручніше виконувати за допомогою системи керування базами даних.

· По-третє, система керування базами даних дозволяє створювати прикладні програми різноманітного призначення, в той час як можливості електронних таблиць дещо обмежені.

Перевагою електронних таблиць є широкий набір спеціальних функцій, які надають широкі можливості для обробки даних. Це, зокрема, фінансові функції, статистичні функції. Крім того, незаперечною перевагою електронних таблиць є їх потужні можливості для розв’язку задач оптимізації

Список літератури.

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под. ред. Г.А.Титоренко - М. Компьютер ЮНИТИ, 1998, - 336 с.

2. Бердтис А. Структуры данних. - М.: Статистика, 1974, - 408 с.

3. Блек Ю. Сети ЭВМ : протоколы, стандарты, интерфейсы. -М.: Мир, 1980.

4. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. -М.: Финансы и статистика, 1992.

5. Бойков.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. М. Мир 1997.

6. Боэм Б.У. Инженерное программирование для проектирования программного обеспечения. -М.: Радио і связь, 1985, -512с.

7. Брябрин В.М. Программное обеспечение персональных ЭВМ. - М.: Наука, 1988.

8. Васильев В.Н. Организация, управление и экономика гибкого интегрированного производства в машиностроении. – М.: Машиностроение, 1986. –312 с.

9. Вершинин О.В. Компьютер для менеджера. - М.: Высшая школа, 1990.

10.Вычислительные машины, системы и сети/ Под ред. А.П.Пятибратова. - М.: Финансы и статистика, 1991.

11.Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - В 2-х кн. - М.: Энергоатомиздат, 1994.

12.Гершгорин Л.Г. Что такое АРМ бухгалтера. - М.: Финансы и статистика, 1988.