Название: Классификация документов
Вид работы: доклад
Рубрика: Экономика
Размер файла: 17.42 Kb
Скачать файл: referat.me-386009.docx
Краткое описание работы: Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей.
Классификация документов
Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.
Комплекс документов определяется:
кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности
объёмом и характером компетенции
порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности)
объёмом и характером взаимосвязей с другими предприятиями
Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
При неправильной группировке документов значительно затрудняется работа архивных органов, в которых продолжается работа с ними.
В текущей работе классификация документов производится при группировке их в дела – это первичная ступень классификации. Дело – документ или совокупность документов по одному вопросу, помещённые в твёрдую обложку, оформленную соответствующим образом.
На заводе МОСКАРЗ документы классифицируются по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе, назначению.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.
Письменные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.
К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.
По наименованию существует большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.
По назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении, подлинник и копия с него равноценны. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная. Существуют такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.
Выписка из документа – копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника.
Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению.
Виды документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
По содержанию и назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и финансовой деятельности.
Протокол - фиксирующий ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.
Похожие работы
-
Основные положения, характеризующие порядок производства таможенного оформления
Целью основного таможенного оформления является помещение товаров и транспортных средств под определенный таможенный режим, выпуск товаров в соответствии с требованиями этого режима и завершение действия этого режима.
-
Мировая статистика
Современное состояние статистической системы мирового сообщества. Основные задачи и направления реформирования государственной статистики в Российской Федерации.
-
Структура машиностроительного предприятия
Структура машиностроительного завода в большинстве случаев определяется составом его цехов и служб и зависит, как правило, от ряда факторов: характера продукции и метода ее изготовления, масштаба производства, а также уровня и форм специализации завода и его кооперирования с другими заво
-
Межгосударственные и межотраслевые системы стандартизации
ФГОУ СПО Ачинский государственный колледж отраслевых технологий и бизнеса Реферат На тему: « Межгосударственные и межотраслевые системы стандартизации
-
Отчет об учебной практике по информационным технологиям в экономике ООО Элитстрой
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БРАТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
-
Автоматизация учёта налога на воду
Организационно-экономическая сущность задачи. Описание входных документов. Описание выходных документов. Алгоритм решения задачи. Условно постоянная информация.
-
Экспертиза и хранение документов
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ факультет Кафедра Реферат
-
Планирование и управление корректировкой конструкторских документов по результатам изготовления и испытаний опытного образца (партии) при выполнении ОКР
смотреть на рефераты похожие на "Планирование и управление корректировкой конструкторских документов по результатам изготовления и испытаний опытного образца (партии) при выполнении ОКР"
-
Проверка транспортных средств
Проверка транспортных средств Данная процедура проходит в общем бизнес-процессе магазина при поступлении товара от поставщика до начала выгрузки товара из транспортного средства.
-
Классификация элитного жилья
Классификация элитного жилья. Вся-то и беда в том, что такой классификации, четкой, структурированной и единой, в нашей стране до сих пор не существует. У нас вообще-то и с самим понятие элитное жилье не все определено. И все-таки, как же из этого положения выходят застройщики и риелторы?