Название: Документооборот понятие и требования
Вид работы: реферат
Рубрика: Промышленность и производство
Размер файла: 15.42 Kb
Скачать файл: referat.me-302189.docx
Краткое описание работы: Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Документооборот понятие и требования
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:
2. Понятие документооборота.
Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.
Бумага.
· Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
· Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.
Стоимость хранения информации
-прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.
Стоимость (время) поиска необходимой информации
определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.
Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому
слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.
Стоимость коллективного использования информации
- определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому
Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.
3. Общие требования к системе документооборота
Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота,
а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость
Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
"Системы управления электронными документами (СУЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы УЭД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность ."
Классификация СУЭД
IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств управления электронными документами (УЭД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.
Ниже перечислены категории технологий УЭД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (тоже по информации IDC):
1. Системы УЭД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)
2. Корпоративные системы УЭД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
3. Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur
4. Системы управления информацией (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
5. Системы управления образами(Imaging)
6. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Похожие работы
-
Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением
Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением Кульпанович О.А. План занятия ВВЕДЕНИЕ Законодательно-правовое регулирование делопроизводства
-
Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве 2
Обязательный состав реквизитов при регистрации документов При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов.
-
Правила ведения деловой документации
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.
-
Евфрат-документооборот
Содержание Ведение.................................................................................................................................2
-
Прохождение и порядок исполнения входящих документов
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ
-
Цели и задачи службы делопроизводства на предприятии
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
-
Электроный документ
Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота. Документы являются основным информационным ресурсом предприятий и организаций. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятий и позволяет оперативно управлять производственными процессами на предприятии.
-
Сравнительный анализ систем электронного документооборота
Министерство образования Республики Беларусь ГУО «Белорусский государственный университет» Исторический факультет Кафедра источниковедения Отчет
-
Аналитический обзор СЭД
Составить своеобразный аналитический обзор рынка программных продуктов. Анализируя тенденции развития мирового рынка программных продуктов, можно отметить тот факт, что СЭД стали своеобразными средствами помощи в систематизации данных после информационного взрыва, произошедшего в 90х годах, когда в организациях появилось огромнейшее количество неупорядоченной информации, содержащейся в электронном виде.
-
Системы управления электронными документами
А.Чередов, Cognitive Technologies Тезисы доклада Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов.